Auskunftsanspruch nach Art. 15 DSGVO – Negativauskunft mit Muster

Haben Sie bzw. Ihr Unternehmen auch schon einmal ein Auskunftsersuchen nach Art.15 DSGVO erhalten und dann festgestellt, dass sich die Person gar nicht in Ihrem System finden lässt? Hier stellen sich die Fragen, ob der Auskunftsanspruch nach Art. 15 DSGVO auch in solchen Fällen Anwendung findet, wenn keine personenbezogenen Daten verarbeitet wurden und ob Sie einer völlig unbekannten Person, zu der Sie keinerlei Daten haben, eine Auskunft erteilen müssen.

Man könnte denken, dass dies nicht notwendig ist, weil man keine Auskunft zu einer Person geben kann, die man nicht kennt. Tatsächlich ist aber auch in solchen Fällen die Auskunft zu erteilen, dies ist dann eine sog. Negativauskunft, also die Mitteilung, dass man keine Daten zu der Person hat.

Bei Auskunftsersuchen macht es grundsätzlich Sinn sich an einen Datenschutzbeauftragten zu wenden, da dieser die relevanten Vorgaben kennt und die Auskunft so schnell und vollständig beantwortet werden kann.

Sinn und Zweck des Auskunftsanspruch nach Art. 15 DSGVO

Im Ausgangspunkt hat jeder Verantwortliche (also jedes Unternehmen, Verein, Behörde etc.) entweder nach Art. 13 DSGVO (Erhebung beim Betroffenen) oder nach Art. 14 DSGVO (Erhebung bei Dritten) alle Personen zu informieren, deren Daten verarbeitet werden.

Falls dies nicht geschieht und/oder der Betroffenen den Verdacht hat, dass doch oder mehr Daten als angegeben verarbeitet werden, gibt ihm Art. 15 DSGVO das Recht, beim Unternehmen um Auskunft zu bitten, ob Daten und ggf. welche Daten verarbeitet werden.

Erst durch den Auskunftsanspruch nach Art. 15 DSGVO wird der Betroffene in vielen Fällen in die Lage versetzt, von einer Verarbeitung der ihn betreffenden Daten Kenntnis zu erhalten und diese auf ihre Rechtmäßigkeit hin zu überprüfen.

Damit ist der Auskunftsanspruch nach Art. 15 DSGVO ein zentraler Bestandteil der Betroffenenrechte.

Pflicht zur Erteilung einer Negativauskunft

Dass ein Verantwortlicher auch in dem Fall, dass er gar keine Daten zu der betroffenen Person hat, den Auskunftsanspruch beantworten muss, ergibt sich bereits aus dem Wortlaut von Art. 15 DSGVO:

„Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, so hat sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf folgende Informationen: […].

So sah es auch das AG Lehrte in seinem Beschluss vom 03.02.2021, Aktenzeichen 9 C 139/20:

„Die Klägerin hatte gegenüber der Beklagten auch einen Anspruch auf Erteilung einer solchen Negativauskunft „Art. 15 Abs. 1 Hs. 1, 2 enthält zunächst einen Anspruch der betroffenen Person gegen den Verantwortlichen, ihm zu bestätigen, ob ihn betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden. Hieraus folgt, dass Art. 15 – wie auch §§ 19, 34 BDSG a.F. (→ BDSG 2003 [aK] § 34 Rn. 14 sowie → BDSG 2003 [aK] § 19 Rn. 18) – einen Anspruch auf Negativauskunft gewährt, denn werden keine Daten verarbeitet, so ist auch dies zu bestätigen“ (BeckOK DatenschutzR/Schmidt-Wudy, 34. Ed. 1.11.2020, DS-GVO Art. 15 Rn. 50).“

Muster für eine Negativauskunft

Im Grunde liegt der Inhalt auf der Hand. Es ist mitzuteilen, dass keine Daten gespeichert werden bzw. vorhanden sind.

Ein wenig holprig wird es dann, weil der Betroffenen dem Wortlaut von Art. 15 DSGVO nach auch über sein Recht auf Löschung etc. zu informieren ist. Da dies nicht so recht passt bzw. eher zu Verwirrung führt, wäre ein Kompromiss, dass man derartige Informationen weglässt und nur über das Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde informiert.

Das Ergebnis könnte dann wie folgt aussehen:

Sehr geehrte/r [Anrede],

vielen Dank für Ihre Anfrage vom [Datum].

Aktuell sind bei uns keine Daten in Bezug auf Ihre Person gespeichert.

Sollten Sie der Auffassung sein, dass wir gegen Datenschutzrecht verstoßen, können Sie sich bei der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde beschweren:

[Kontaktdaten der Aufsichtsbehörde]

Wir hoffen, Ihnen mit dieser Auskunft weitergeholfen zu haben.

[Grußformel]

Achtung: Falls Sie nicht sicher sind, ob Sie die Person in Ihrem System haben, weil Ihnen nicht die richtigen Informationen/Suchkriterien vorliegen, dann empfiehlt es sich, beim Auskunftsteller nachzufragen, statt direkt eine Negativauskunft zu erteilen.

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