Der folgende Beitrag soll kurz die grundlegenden Problemfelder beleuchten, die im Zusammenhang mit der Entsendung von Arbeitnehmern ins Home-Office während der Corona(Covid-19)-Pandemie auftauchen können. Diese sollten ggf. mit Ihrem Datenschutzbeauftragten abgesprochen und einer Lösung zugeführt werden.
Grundlegendes zur Arbeit im Home-Office während der Corona Pandemie
Die Arbeit im Home-Office (Telearbeit oder auch Teleheimarbeit) ist aufgrund unterschiedlicher Faktoren aus datenschutz- bzw. IT-rechtlicher Sicht von besonderer Relevanz. Dies gilt zunächst einmal für Daten des Unternehmens selbst, deren Risiko zum Verlust oder einer Kenntniserlangung unbefugter Dritter größer wird, z.B. durch E-Mail-Versendung oder Nutzung externer Speichermedien. Darüber hinaus ist der Datenschutz nicht unerheblich betroffen, wenn das persönliche Geschäfts-, Mandaten- oder Kundengespräch durch den Einsatz von Videoplattformen wie Zoom, Skype, Jitsi Meet, Slack und weitere Angebote ersetzt wird.
Datenschutzvorschriften und effektiver Datenschutz bei Entsendung von Arbeitnehmern ins Home-Office während der Corona(Covid-19)-Pandemie
Werden nicht personenbezogene Daten genutzt und verarbeitet, ist der Anwendungsbereich der DSGVO zunächst nicht eröffnet. Gleichsam können hier jedoch Geschäftsgeheimnisse und kritische Wirtschaftsdaten des eigenen Unternehmens oder aber der Vertragspartner betroffen sein. Für die Entscheidung, ob und welche Schutzmaßnahmen für die Datenverarbeitung im Home-Office ggf. zu ergreifen sind, ist die Datenschutzgrundverordnung damit nicht allein bestimmend. Die Arbeit von zu Hause erfordert aber überwiegend auch den Zugriff und die Nutzung von personenbezogenen Daten (i.S.d. Art. 4 Nr. 1 DSGVO). Hier ist der Anwendungsbereich der Datenschutzgrundverordnung eröffnet und zusätzlich zu berücksichtigen. Jede Datenverarbeitung bedarf dann einer Rechtfertigung. Diesbezüglich gelten allerdings die gleichen Anforderungen wie bei der Datenverarbeitung im Unternehmen selbst. Die besondere Datenschutzrelevanz der Home-Office-Arbeit entsteht deshalb, weil hier die Kontroll- und Schutzmöglichkeiten des Arbeitgebers, gegenüber der Tätigkeit im Büro, zum Teil deutlich reduziert sind. Nicht nur personenbezogene Daten von Dritten, sondern auch die der eigenen Arbeitnehmer sind im Rahmen der Entsendung ins Home-Office zu schützen.
Der Arbeitgeber bleibt weiterhin, auch wenn der Arbeitnehmer vom Home-Office aus arbeitet, Verantwortlicher im Sinne der Datenschutzgrundverordnung, weil und insofern der Arbeitnehmer auf Weisung des Arbeitgebers handelt (Art. 29 DSGVO, Dury/Leibold, ZD-Aktuell, 2020, 04405). Er hat also auch hier für den Schutz dieser Daten einzustehen.
Um einen möglichst effektiven Datenschutz zu gewährleisten sollten zunächst die technischen Voraussetzungen geschaffen werden, um den Zugriff durch unbefugte Dritte auf die Daten zu verhindern. Zum anderen sollten auch Arbeitnehmer über die besondere Situation aufgeklärt und dazu angehalten werden, den Datenschutz besonders, auch im Rahmen des Tätigwerdens im Home-Office zu berücksichtigen. Entsprechende Arbeitspflichten zur Beachtung der Datenschutzvorschriften im Home-Office sollten arbeitsrechtlich bindend eingeführt werden (Dury/Leibold, ZD-Aktuell, 2020, 04405). An dieser Stelle bietet sich die Kooperation mit einem fachkundigen Rechtsanwalt und Datenschutzbeauftragten an. Sämtliche Maßnahmen sollten die grundlegenden Datenschutzziele der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit ausreichend berücksichtigen (Gilga, ZD-Aktuell 2020, 07113). Die konkret vorzunehmenden Maßnahmen hängen hierbei von vielerlei Faktoren ab: Nutzt der Arbeitnehmer einen eigenen Computer oder einen Firmencomputer? Ist die Privatnutzung des Geräts erlaubt? Existiert ein speziell gesicherter Fernzugang zu den relevanten Daten? Können und/oder werden externe Speichermedien genutzt?
Entsprechend dieser Fragen können die geeigneten Maßnahmen zum Schutz der Daten gewählt werden.
Was sagen die Datenschutzbehörden zur Entsendung der Arbeitnehmer ins Home-Office während der Corona(Covid-19)-Pandemie?
Unter dem speziellen Gesichtspunkt der Corona-Pandemie haben sich die Aufsichtsbehörden bisher wenig geäußert. Das Unabhängige Landeszentrum für Datenschutz hat allerdings eine kurze Handlungsempfehlung, gerade für den Fall der unvorbereiteten Entsendung in das Home-Office, herausgegeben (https://www.datenschutzzentrum.de/uploads/it/uld-ploetzlich-homeoffice.pdf). Hier wird betont, dass nicht nur digitale Daten, sondern auch Dokumente in Papierform zu schützen sind, und ggf. nicht unbeaufsichtigt gelassen werden dürfen (beispielsweise beim Transport vom Büro nach Hause). Vorgeschlagen wird auch, diejenigen Arbeiten in der Phase der Home-Office-Tätigkeit zu bevorzugen, die möglichst keinen bis wenig personenbezogene Daten erforderlich machen. Solche Tätigkeiten sollten somit sowohl aus Sicht des Arbeitnehmers, als auch des Arbeitgebers bevorzugt werden. Sicherheitshinweise für die Tätigkeit im Home-Office während der Corona-Pandemie lassen sich auch der Webseite des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik entnehmen (https://www.bsi.bund.de/DE/Presse/Kurzmeldungen/Meldungen/Empfehlungen_mobiles_Arbeiten_180320.html).
Fazit – Home-Office auch ohne Datenschutzverstöße möglich und eine gute Arbeitsplatzalternative während des Fortdauerns der Corona-Pandemie
Die Arbeit vom Home-Office aus ist gerade während des Andauerns der Corona-Pandemie und laufender bzw. zu erwartender „Lockdowns“ eine gute Alternative um die Geschäfte und das Unternehmen weiter laufen zu lassen. Die Krise nimmt jedoch den Arbeitgeber nicht aus der Verantwortung, wenn es um die Beachtung grundsätzlicher Datenschutzregeln geht. Die groben Züge eines Datenschutzkonzepts sollten bereits vor der Entsendung von Arbeitnehmers ins Home-Office ausgearbeitet sein. Hierbei kann ein fachkundiger Rechtsanwalt und Datenschutzbeauftragter unterstützen und beraten. Unter der Berücksichtigung geeigneter Maßnahmen ist die datenschutzkonforme Tätigkeit im Home-Office möglich.
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